เครื่องมือสื่อสาร
เครื่องมือสื่อสาร จะถูกใช้ระหว่างการเผชิญเหตุและการฟื้นฟู เพื่อให้แน่ใจว่า ภารกิจทั้งหมดเป็นที่เข้าใจแก่ทุกฝ่ายและนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผล การสื่อสารควรให้ความสำคัญกับผู้มีส่วนได้เสียทั้งในและนอกองค์กร รวมทั้งเกี่ยวข้องกับการจัดทำข่าวสารให้แก่ผู้มีส่วนได้เสียเหล่านั้น
ผังการโทร
แผนผังการโทรศัพท์ เป็นบัญชีรายชื่อบุคลากรและข้อมูลติดต่อที่ทำขึ้นล่วงหน้า เพื่อใช้เป็นช่องทางในการติดต่อพนักงานอย่างมีแบบแผนและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งทำให้กระบวนการแสดงภาระรับผิดชอบและการส่งข่าวสารเป็นไปอย่างรวดเร็วในภาวะฉุกเฉิน
ข้อมูลติดต่อ
ข้อมูลการติดต่อ ประกอบด้วย เลขหมายโทรศัพท์ที่ทำงาน โทรศัพท์เคลื่อนที่ โทรศัพท์บ้าน ที่อยู่บ้าน และบุคคลที่ติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉิน ของบุคลากรทุกคนในองค์กร จัดทำรวมเป็นหมวดหมู่ไว้ในที่ซึ่งพบเห็นได้ และปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
สายด่วนวิกฤต
สายด่วนวิกฤต จะใช้ระหว่างและหลังเกิดเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้ข้อมูลสถานการณ์ที่เกิดขึ้นตามคำขออย่างทันท่วงที แก่พนักงานและผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญ
การแจ้งเหตุฉุกเฉิน
เครื่องมือแจ้งเหตุฉุกเฉิน จะถูกออกแบบให้ส่งข้อความตัวอักษร อีเมล ข้อความเสียง หรือในช่องทางติดต่อสื่อสารอื่น แก่ผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง เพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานการณ์และสื่อถึงสิ่งที่คาดหมายไว้
เว็บไซต์เฉพาะกิจ
เว็บไซต์เฉพาะกิจ เป็นหน้าเว็บที่ถูกเปิดใช้งานหรือปรับเพื่อใช้ถ่ายทอดข่าวสารสถานการณ์ ไปยังผู้มีส่วนได้เสียเฉพาะกลุ่ม ทั้งในแบบปิดหรือเปิดกว้างทั่วไป
บัญชีอีเมลกลุ่ม
จัดเก็บบัญชีที่อยู่อีเมล เพื่อการติดต่อที่ทันเวลา ไปยังกลุ่มของผู้มีส่วนได้เสีย
แบบคำแถลง
แบบคำแถลง เป็นข้อความที่ร่างไว้ล่วงหน้าก่อนเกิดเหตุการณ์ ที่จะใช้เป็นโครงร่างหรือแผ่นแบบในการสื่อสารหลังจากเหตุการณ์จริงเกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายที่รับผิดชอบสามารถส่งข้อความที่ชัดเจน กระชับได้ใจความ อย่างรวดเร็วในสถานการณ์ที่มีแรงกดดันสูง
วิธีบริหารงานสื่อ
ประมวลวิธีในการบริหารงานสื่อ พร้อมสิ่งช่วยจำในการปฏิสัมพันธ์ที่ดีที่สุดกับสื่อในช่วงที่มีเหตุการณ์วุ่นวาย
ขั้นตอนการอนุมัติสื่อเผยแพร่
จัดให้มีกระบวนการในการอนุมัติข้อความหรือข่าวสารที่จะเผยแพร่ เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลทั้งหมดได้รับการอนุมัติและสอดคล้องกับกลยุทธ์การสื่อสารขององค์กรในสถานการณ์ปัจจุบัน ก่อนที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ ทั้งนี้ การใช้ข้อความเดี่ยวที่อยู่ในแนวทางเดียวกันจะทำให้เกิดความสับสนน้อยลง
การวางตัวโฆษก
โฆษกหรือผู้แถลงข่าว ควรได้รับการวางตัวและอบรมล่วงหน้า ในการนำเสนอข้อมูลผ่านสื่อ เพื่อถ่ายทอดข่าวสารขององค์กรไปยังผู้มีส่วนได้เสียภายนอกและสาธารณชนอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล หลีกเลี่ยงการวางตัว "ผู้ที่ไม่เหมาะสม" ต่อหน้าสื่อ เพื่อมิให้เกิดการนำเสนอ "สิ่งที่ไม่เหมาะสม"
คำแนะนำในการแถลงข่าว
จัดทำคำแนะนำไว้ล่วงหน้า ถึงโครงร่างของข่าวสารที่จะระบุในข่าวเผยแพร่ เวลาที่เหมาะสมในการเผยแพร่ รูปแบบของข่าวเผยแพร่ และบุคคลที่ได้รับมอบหมายในการแถลงข่าวแก่สาธารณชน
ผังการโทร
แผนผังการโทรศัพท์ เป็นบัญชีรายชื่อบุคลากรและข้อมูลติดต่อที่ทำขึ้นล่วงหน้า เพื่อใช้เป็นช่องทางในการติดต่อพนักงานอย่างมีแบบแผนและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งทำให้กระบวนการแสดงภาระรับผิดชอบและการส่งข่าวสารเป็นไปอย่างรวดเร็วในภาวะฉุกเฉิน
ข้อมูลติดต่อ
ข้อมูลการติดต่อ ประกอบด้วย เลขหมายโทรศัพท์ที่ทำงาน โทรศัพท์เคลื่อนที่ โทรศัพท์บ้าน ที่อยู่บ้าน และบุคคลที่ติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉิน ของบุคลากรทุกคนในองค์กร จัดทำรวมเป็นหมวดหมู่ไว้ในที่ซึ่งพบเห็นได้ และปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
สายด่วนวิกฤต
สายด่วนวิกฤต จะใช้ระหว่างและหลังเกิดเหตุฉุกเฉิน เพื่อให้ข้อมูลสถานการณ์ที่เกิดขึ้นตามคำขออย่างทันท่วงที แก่พนักงานและผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญ
การแจ้งเหตุฉุกเฉิน
เครื่องมือแจ้งเหตุฉุกเฉิน จะถูกออกแบบให้ส่งข้อความตัวอักษร อีเมล ข้อความเสียง หรือในช่องทางติดต่อสื่อสารอื่น แก่ผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง เพื่อแจ้งให้ทราบถึงสถานการณ์และสื่อถึงสิ่งที่คาดหมายไว้
เว็บไซต์เฉพาะกิจ
เว็บไซต์เฉพาะกิจ เป็นหน้าเว็บที่ถูกเปิดใช้งานหรือปรับเพื่อใช้ถ่ายทอดข่าวสารสถานการณ์ ไปยังผู้มีส่วนได้เสียเฉพาะกลุ่ม ทั้งในแบบปิดหรือเปิดกว้างทั่วไป
บัญชีอีเมลกลุ่ม
จัดเก็บบัญชีที่อยู่อีเมล เพื่อการติดต่อที่ทันเวลา ไปยังกลุ่มของผู้มีส่วนได้เสีย
แบบคำแถลง
แบบคำแถลง เป็นข้อความที่ร่างไว้ล่วงหน้าก่อนเกิดเหตุการณ์ ที่จะใช้เป็นโครงร่างหรือแผ่นแบบในการสื่อสารหลังจากเหตุการณ์จริงเกิดขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายที่รับผิดชอบสามารถส่งข้อความที่ชัดเจน กระชับได้ใจความ อย่างรวดเร็วในสถานการณ์ที่มีแรงกดดันสูง
วิธีบริหารงานสื่อ
ประมวลวิธีในการบริหารงานสื่อ พร้อมสิ่งช่วยจำในการปฏิสัมพันธ์ที่ดีที่สุดกับสื่อในช่วงที่มีเหตุการณ์วุ่นวาย
ขั้นตอนการอนุมัติสื่อเผยแพร่
จัดให้มีกระบวนการในการอนุมัติข้อความหรือข่าวสารที่จะเผยแพร่ เพื่อให้แน่ใจว่า ข้อมูลทั้งหมดได้รับการอนุมัติและสอดคล้องกับกลยุทธ์การสื่อสารขององค์กรในสถานการณ์ปัจจุบัน ก่อนที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ ทั้งนี้ การใช้ข้อความเดี่ยวที่อยู่ในแนวทางเดียวกันจะทำให้เกิดความสับสนน้อยลง
การวางตัวโฆษก
โฆษกหรือผู้แถลงข่าว ควรได้รับการวางตัวและอบรมล่วงหน้า ในการนำเสนอข้อมูลผ่านสื่อ เพื่อถ่ายทอดข่าวสารขององค์กรไปยังผู้มีส่วนได้เสียภายนอกและสาธารณชนอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผล หลีกเลี่ยงการวางตัว "ผู้ที่ไม่เหมาะสม" ต่อหน้าสื่อ เพื่อมิให้เกิดการนำเสนอ "สิ่งที่ไม่เหมาะสม"
คำแนะนำในการแถลงข่าว
จัดทำคำแนะนำไว้ล่วงหน้า ถึงโครงร่างของข่าวสารที่จะระบุในข่าวเผยแพร่ เวลาที่เหมาะสมในการเผยแพร่ รูปแบบของข่าวเผยแพร่ และบุคคลที่ได้รับมอบหมายในการแถลงข่าวแก่สาธารณชน
